Доставка входящих исполнителям, порядок их приёма и передачи

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Автоматизированная форма
Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (См.Прил):
экспедиционная обработка;
регистрация;
рассмотрение руководством и выдача резолюции;
ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
контроль исполнения [7].
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
снятие исполненных документов с контроля.
Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:
проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
фиксацию факта поступления документов;
сортировку документов для последующей передачи по назначению.
Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов либо иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.
При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.
После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» либо др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства – конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:
при поступлении обращений граждан;
при отсутствии на конверте отметок («лично» либо отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), либо если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;
когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;
при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма [9].
В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.
Следующий шаг – проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:
отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,
присутствие документов, предназначенных для другого адресата.
При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно либо в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом либо возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу [11].
Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.
На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме либо первом листе документа на нижнем поле справа.
Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.
Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые.
Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:
ГОСты, ОСТы, ТУ.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
Научные отчеты.
Нормы и нормативы расхода материалов.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Поздравительные телеграммы, письма.
Прейскуранты.
Пригласительные билеты.
Программы конференций, совещаний.
Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
Статистические данные [2].
Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.
Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.
Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:
документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.
Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.