Документооборот как составная часть делопроизводства в организации

Использование на предприятиях системы электронного документооборота дает возможность отследить этапы исполнения документа с момента его создания, до момента передачи в архив, что является очень удобной функцией и дает возможность сотруднику, создавшему документ, отслеживать его исполнение в онлайн режиме не затрачивая на это много времени. Это очень качественно меняет организацию контроля за этапами исполнения документа, повышает качество и быстроту его обработки.
Сообщения о зарегистрированных документах или же о смене статуса, рассмотрении или исполнении документа, рассылаются сотрудникам по подразделению на всех этапах обработки, подписанные электронной подписью руководителя или исполнителя документа. Сотрудники в свою очередь добавляют резолюцию об ознакомлении с переходом документа в новый статус.
Таким образов документы находятся всегда на виду, их можно легко найти, а если что-то не исполнено – найти виновного, то есть сотрудника, на этапе рассмотрения которым документ был не исполнен. По мере того, как в системе организации добавляются данные о движении документа и рассмотрении его разными подразделениями, сотрудник, создавший его, может видеть все статусы и комментарии соответствующих подразделений. При этом система самостоятельно отслеживает все даты. То есть, если скоро подходит дата дедлайна, система автоматически оповестит исполнителя об этом, не дав ему забыть о вопросе рассмотрения документа. Все заинтересованные пользователи данной системы, будут автоматически информироваться о результатах и этапах рассмотрения документа.
Также, при электронном документообороте очень сильно меняется процесс согласования документов. Он значительно упрощается, ведь сотрудники могут в онлайн режиме и онлайн переписке провести рассмотрение и согласование документа, а также прокомментировать и оперативно сообщить соответствующему подразделению, если документ требует доработки какой-то информации.