Документооборот и пути его совершенствования

Нельзя не отметить, то, что исполнение таких важных принципов, как беспрерывность и оптимизация в том случае легче, когда выше сама степень стандартизированности процессов и операций, которые лежат в основах документооборота. Все протекающие процессы могут автоматизирована, именно поэтому четыре основных принципа делопроизводства достаточно легко поддаются процедурам алгоритмизации.
Под электронным документом принято понимать, особый файл с содержательной информацией, размещенной внутри него, при этом данная информация может быть применена для поиска документации или выполнения иных требуемых действий. К примеру, это может быть сообщение, отправленное в формате электронной почты Microsoft Outlook, таблица Microsoft Excel, а также электронная форма или текст Microsoft Word.
В настоящее время, существует несколько направлений применения электронных технологий в делопроизводстве, однако среди них выделяют три наиболее значимых:
1. Подготовка всей необходимой документации с использованием современных электронных технологий, проводится на основании действующих правил, и в процессе применяются бланки и формы унифицированных документов. В конечном итоге все тексты выводятся на бумажные носители и в дальнейшем они получают форму документов, в случае их соответствия установленным правилам.
2. Передача информации в электронном виде необходима для более быстрой ее доставки непосредственным потребителям и в дальнейшем она подлежит выводу на бумажные носители.
3. Документы, поступающие в систему, подлежат электронной регистрации. Таким образом, вся документация, поступающая в организацию или создаваемая внутри нее, подлежит регистрации согласно установленным правилам в единой информационной системе. Регистрационный массив, выступает в качестве платформы, на которым строится: поиск, учет, контроль, а также исполнение документов, при этом какие-либо регистрационные формы не заводятся.
Исходя из существующих традиций передачи документации, между сотрудниками организации, допустимо что в качестве контроля и учета электронного документооборота могут быть использованы дублирующие регистрационные формы на бумажном носителе. В том случае, если в регистрационный массив происходит включение документа, то это является подтверждением его наличия, а также совершения действия, которое будет им зарегистрировано.
Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод, что организация документооборота является одним из основополагающих условий деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.