Документационное обеспечение управления персоналом

Особых успехов добились те компании, которые вели ЭД: «Норильский никель», «Полюс Золото», ОАО «Альфа-Банк», ОАО «Газпром», ОАО «НОВАТЭК» и другие – данные организации являются одними из ведущих в России, и показывают свою стратегию развития и участие в решении различных вопросах, что соответствует мировым тенденциям ведения бизнеса.
Документооборот — это движение документов с момента создания до завершения исполнения и хранения архивов. А система электронного документооборота – это, в свою очередь, инструмент, который позволяет автоматизировать обмен данными и перенести его в электронный вид.
Автоматизация системы электронного документооборота (СЭД) — это обязательная составляющая успешного предприятия, которое позволяет вести документооборот в упорядоченном виде и обеспечить эффективно организованную систему поиска документов. Так же в современной рыночной экономике имеет важное значение конкуренция, в свою очередь это означает, быстрое взаимодействие с клиентом и между отделами. И, безусловно, должно происходить повышение производительности внутри предприятия за счет:
Сокращение бумажных документов
Экономия рабочего времени персонала на операции с документами
Уменьшение времени на оборот документов между отделами
Сокращение расходов на бумажные документы
Увеличения скорости обработки запросов
Контроль всех процессов, происходящих в компании
Увеличения информационной безопасности
Унифицирование документации
Упорядочивание документации
Как и в любом процессе в СЭД тоже есть свои недостатки, которые нужно учитывать при выборе системы:
Стоимость ПО и внедрения, так малым предприятием может быть и невыгодно приобретение ЭД, так как окупаемость будет происходить очень медленно
Обучение сотрудников
Процесс внедрения системы электронного документооборота может занять достаточно большое количество времени
В целях безопасности компании требуется постоянное резервное копирование
На данный момент существует множество систем электронного документооборота:
1С Документооборот.
Преимущества: простая интеграция с продуктами 1С, низкая стоимость лицензии, удобный и понятный интерфейс, организация документооборота в быстрые строки.
Недостатки: поставщик и покупатель должны иметь одного и того же оператора, обмен данными возможен не со всеми контрагентами[5]
Босс-Референт
Преимущества: способствует конкурентоспособности на рынке, быстрота внедрения, интерфейс интуитивно понятен, обеспечение надежности и отказоустойчивости
Недостатки: устаревший интерфейс, проблемы с выпуском новых версий…[4]
Гран-Доки и другие
Преимущества: возможность получения справочной информации о документах, регистрация входящих и исходящей корреспонденции
Недостатки: система не универсальна, требуется дополнительная настройка, не ориентирована на быстрое внедрение [3].
При внедрении электронного документооборота нужно ставить конкретную задачу — что именно должна реализовать данная система, существует признаки, на которые нужно обращать внимание:
Стоимость СЭД
Интеграция с другими информационными системами организации
Защита информации
Резервирование данных
Время восстановления после сбоев
Возможность изменения функционала СЭД
Поддержка компании-разработчика СЭД
Соответствие целям и задачам предприятия
Соответствие отрасли компании
Предприятия должны четко понимать, что именно хотят реализовать и с какими, имеющими системами должны взаимодействовать СЭД, рассмотреть все достоинства и недостатки требуемой системы, учесть какие выгоды может она принести. И тогда это позволит повысить уровень производства и процесса управления, помимо этого, следует провести полное обследование компании, чтобы выявить какие ресурсы имеются, какой уровень развития документооборота в организации есть.