Документационное обеспечение деятельности высших учебных заведений в РФ

Служебная записка представляет собой форму внутренней переписки. В зависимости от содержания и назначения они бывают информационными, отчетными и инициативными. Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются события или факты, послужившие поводом для написания записки. Во второй части содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, необходимо предпринять руководителю или органу на основании изложенных фактов.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий какое-либо действие, событие или факт. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным образом на листе бумаги стандартных размеров (как правило, А4).
План представляет собой документ, который устанавливает перечень мероприятий или работ, их последовательность и объем, а также определяет исполнителей. Он подлежит утверждению руководителем.
Составляющими пунктами планов являются:
– наименование мероприятий или работ;
– исполнитель;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении или примечание.
Отчет – это документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, мероприятий и командировок. Текст отчета состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Необходимо помнить, что документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании и секретарем.