Дебиторская и кредиторская задолженность

По мнению К.В. Санина, подотчетными лицами считаются работники, получившие авансом денежные средства из кассы. Ю. А. Бабаев [13, с. 180] в монографии «Бухгалтерский учет» дает следующее определение объекту учета: «Подотчетные лица – это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д.».
Подотчетными лицами, как отмечает Н.В. Пошерстник [21, с. 177], «являются работники организации, получившие авансом денежные средства на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью».
Н.А. Лытнева [17, с. 140] характеризует подотчетное лицо как работника организации, имеющего право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы.
Дебет счета 71 показывает выдачу под отчет работникам организации денежных средств в корреспонденции со счетами, отражающими учет денежных средств:
1) Дт 71 Кт 50 – работнику выданы денежные средства на хознужды из кассы фирмы;
2) Дт 71 Кт 51 (52) – сотруднику переведены деньги с расчетного или валютного счета фирмы на командировочные расходы, где: счета 50, 51, 52 – счета, на которых ведется учет денежных средств.
Кредит 71 счета показывает расходы, совершенные подотчетником для нужд организации. При этом в дебетовой стороне проводки указываются счета, на которых ведется учет затрат на приобретение ТМЦ, услуг и т. д. Они показывают, на какие цели были потрачены деньги, полученные под отчет:
1) Дт 10, 11, 41 Кт 71 – оприходованы ТМЦ, оплаченные подотчетником;
2) Дт 76 Кт 71 – оплачены услуги сторонней организации;
3) Дт 20, 26, 44 Кт 71 – отражена оплата затрат, связанных непосредственно с нуждами основного производства, общехозяйственными нуждами или с реализацией товаров;
4) Дт 50 (51) Кт 71 – подотчетником возвращены неиспользованные деньги в кассу или на расчетный счет компании, где: счета 53 10, 11, 41 – счета учета материальных ценностей; счета 20, 26, 44 – счета учета затрат на основное производство, хозяйственные нужды или реализацию товаров; счет 76 -«Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
Эти проводки по счету 71 делаются после предоставления подотчетным лицом авансового отчета и отражаются в правой таблице лицевой стороны авансового отчета.
Кредитовое сальдо счета показывает наличие перерасхода у подотчетника. Не возращенные вовремя подотчетным лицом суммы показываются по кредиту 71 счета в корреспонденции с 94 счетом «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Дт 94 Кт 71 – списание невозвращенных подотчетником сумм на недостачи.
После чего, в зависимости от обстоятельств, такие суммы могут отражаться в составе:
1) удержаний из заработной платы работника – Дт 70 Дт 94;
2) прочих расчетов с сотрудниками – Дт 73 Дт 94.
Удержать из заработной платы сотрудника неизрасходованную сумму подотчета можно только в течение одного месяца после даты, до которой должен быть возвращен аванс (ст. 137 ТК РФ). Удержание делается на основании письменного распоряжения руководителя с согласия работника. Во всех остальных случаях эта сумма относится на прочие расходы с сотрудником.
Анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» организуется по каждой сумме для соблюдения законодательства, по которому отводится три дня (п. 6.3 Указаний) для отчета за полученные деньги
Таблица 2 – Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»