Бухгалтерский учёт расчетов с подотчетрыми лицами

Работники хозяйствующего субъекта, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, прописаны в Приказе руководителя. Список сотрудников в этом перечне определяет и утверждает руководитель организации. Как правило, в список подотчетных лиц попадают те работники, которым могут потребоваться денежные средства на определенные цели. Для получения денег подотчетное лицо должно оформить в письменном виде заявление. В данном заявлении он указывает сумму, необходимую работнику, и цель получения денежных средств. Здесь может быть указано, например, приобретение топлива, материалов, проездных билетов и т.д. затем заявление должно быть подписано руководителем предприятия. Форма заявления не является унифицированной поэтому заявление пишется в свободной форме.
После использования денег на соответствующие нужды, подотчетное лицо, предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и подтверждающие документы, которые были им получены в ходе расходования подотчетных средств.
На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются произведенные хозяйственные расходы.
В том случае, когда подотчетная сумма оказалась меньше произведенных расходов и имеются соответствующие документы, которые подтверждают данное превышение, сотруднику из кассы выдается недостающая сумма наличных средств.
А если, наоборот, подотчетное лицо израсходовало меньшее количество денежных средств, чем ему было выдано, то данную разницу он обязан вернуть в кассу учреждения.
Расчеты с подотчетными лицами организации могут включать в себя следующее:
покупка канцелярских принадлежностей;
покупка инвентаря и хозяйственных принадлежностей;
покупка сырья;
командировочные расходы как на всей территории Российской Федерации, так и за пределами страны;
расчет за проведение ремонта офисной оргтехники и многое др.
Хозяйственные расходы напрямую связаны с деятельностью всей организации. К таким расходам относят: приобретение канцелярских принадлежностей, расходы на почтовые и телеграфные услуги, приобретение сельскохозяйственной продукции, различного сырья, оплата услуг по какому-либо мелкому ремонту и другие операционные расходы. Общая схема документального оформления расчетов с подотчетными лицами в части хозяйственных расходов представлена на рисунке 2.