Автоматизация управления жизненным циклом продукции

Первичные документы — это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.
Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.
Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.
Виды мемориальных банковских документов:
— расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);
— кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);
— документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).
Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.
Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование — поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».
Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, — его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.
Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:
— дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, — отметка, там, где предполагается разрыв, — отдельный реквизит);
— номер документа;
— наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);
— наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);
— сумму (числом и прописью);
— контировку — документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);
— назначение платежа (содержание операции, а при необходимости — основание для ее совершения);
— коды технической обработки;
— подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;
— подписи работников банка, проверивших документ.
Документооборот в банке — это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.
Документооборот имеет две важнейшие составляющие:
— порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);
— график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является «операционный день» — время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.
Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:
— все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;
— расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.
Схема документооборота по депозитным операциям на примере открытия и закрытия вклада физическим лицом выглядит следующим образом:
СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОТКРЫТИЕ ВКЛАДА
КЛИЕНТ
Оформление договора на открытие вклада и приходного кассового ордера, передача их ответственному исполнителю.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ
2. Оформление лицевого счета и вкладной книжки вкладчика.
3. Отбор образцов подписей вкладчика на лицевой счет.
4. Проверка представленных документов. При правильном оформлении ответственный исполнитель ставит свою подпись на документах.
5. Лицевой счет, приходный кассовый ордер, вкладная книжка и договор передаются контролеру.
КОНТРОЛЕР
6. Проверка документов. В случае правильного оформления закрепляет своей подписью. Лицевой счет и один экземпляр договора возвращаются ответственному исполнителю.
7. Подписывает вкладную книжку.
8. Приходный кассовый ордер регистрируется в кассовом журнале по приходу.
9. Приходный кассовый ордер и вкладная книжка передаются кассиру.
КАССИР
10. Проверяет приходный кассовый ордер, ставит свою подпись, принимает сумму денег от клиента и сверяет ее с суммой в приходном кассовом ордере.
11. Подписывает вкладную книжку и отдает ее вкладчику. Один экземпляр договора так же возвращается клиенту.
12. Приходный кассовый ордер подшивается в документы дня.