Архивный фонд и архивная деятельность Госфильмофонда

Терминологию в сфере архивного дела устанавливает ГОСТ Р 7.0. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , который был разработан в качестве замены ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В новом ГОСТе устанавливаются современные уточненные значения терминов, представляющие более сложную терминологическую систему понятий в содержательно пополнившейся гибридной предметной области.
Область применения данного ГОСТа – все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу. Данный стандарт включает стандартизированные термины с определениями. Термины в области архивного дела приведены в разделе 3.3 «Архивное дело». Они распределены на такие группы:
Хранение и учет архивных документов (п. 3.3.1);
Комплектование архива (п.3.3.2);
Информационная деятельность архива (3.3.3).
Кроме того, трактовка базовых архивных терминов содержится в разделе 3.1 «Общие понятия»: «архивный документ», «архив», «архивное дело».
В разделе «Хранение и учет архивных документов» приведены определения 31 термина: государственный архив, муниципальный архив, профиль архива, архивный фонд, архивный фонд РФ, объединенный архивный фонд, архивный фонд личного происхождения, архивная коллекция, консервация архивного документа, страховая копия архивного документа и др.
В разделе «Комплектование архива» приведены определения 12 терминов: комплектование архива, критерии экспертизы ценности документов, источник комплектования (архива), выборочный прием документов, перечень документов со сроками хранения, документ временного срока хранения, документ постоянного срока хранения, документ Архивного фонда Российской Федерации, особо ценный документ, уникальный документ, упорядочение архивных документов, выделение документов к уничтожению.
Раздел «Информационная деятельность архива» включает 26 терминов с определениями: информационная деятельность архива, использование архивных документов, пользование архивными документами, организация пользования архивными документами, пользователь архивными документами, владелец архивных документов и др..
ГОСТ 7.69-95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» содержит трактовку 39 терминов, связанных с аудиовизуальными документами и их видами. Здесь даны понятия таким терминам, как «видеодокумент», «фотодокумент», «кинодокумент», «фонодокумент» и др.
Общие требования к архивному хранению кинодо-фотодокументов и документов на микроформах установлены ГОСТ 7.65-92, а требования к архивному хранению фоно и видеодокументов установлены в ГОСТ 7.68-92.
ГОСТ 7.65-92 распространяет свое действие на архивные документы Государственного архивного фонда и документы, подлежащие включению в него после истечения сроков ведомственного хранения. Определяет порядок создания страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда РФ, в том числе ценных, уникальных и информационно значимых документов.
Устанавливает требования к архивному хранению таких типов документов, как:
оригиналы черно-белых и цветных кино- и фотодокументов;
копии кино- и фотодокументов, которые хранятся на правах оригиналов;
микрофильмы страхового фонда и страховых копий кино- и фотодокументов.
В ГОСТ 7.68-92 установлены требования к архивному хранению таких типов документов:
— оригинал фонодокумента на магнитной ленте;
— оригинал-видеодокумента на магнитной ленте;
— оригинал магнитной перезаписи звуковой информации к кино;
— фонодокументы на грампластинках;
— страховые копии на магнитной ленте и металлических граморигиналах.
В ГОСТ Р 33.505-2003 установлен порядок создания страхового фонда документов, имеющих национальное научное, культурное и историческое наследие. Также даны определения некоторым терминам: страховой копией документов является копия оригинала документа, включенная в состав страхового фонда и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.
Согласно донному ГОСТу, страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием создают как часть Единого российского страхового фонда документации в соответствии с Положением о Едином российском страховом фонде и требованиями соответствующих нормативных документов.
Разработан и утвержден комплекс государственных стандартов, регулирующих деятельность по созданию и хранению страхового фонда документации РФ. Созданы следующие государственные стандарты:
ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия» (данный ГОСТ определяет общие технические условия к страховым копиям уникальных и особо ценных кинодокументов и фотодокументов);
ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения» (стандарт определяет требования к условиям хранения страховых копий документации: микроформ, страховых копий фотодокументов, кинодокументов, видеодокументов, фонодокументов);
Учредительными документами фонда являются:
Устав Госфильмофонда России
Лицензия на осуществление деятельности по изготовлению экземпляров аудиовизуальных произведений, программ для электронных вычислительных машин, баз данных и фонограмм на любых видах носителей;
Лицензия на пользование недрами;
Свидетельство о государственной регистрации предприятия;
Лицензия на осуществление медицинской деятельности;
Приложение к лицензии на осуществление медицинской деятельности
Основные задачи Госфильмофонда:
Хранение коллекции
Пополнение коллекции
Обеспечение доступа