Отметка «ЭПК» рядом со сроком хранения документов, которая установлена в Перечне для некоторых видов документов, значит, что решение о внесении в АФ или уничтожение настоящих документов для организаций — источников комплектования АФ принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива (дальше — ЭПК). Данные документы подлежат внимательному изучению.
Отметка «До минования надобности» значит, что документы имеют лишь длительное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями, но не может быть меньше одного года.
В процессе нормативного регулирования деятельности ведомственных архивов организаций и архивов частных предприятий в 2018 году Росархивом наиболее активно проводилась разработка примерных положений по работе экспертных комиссий. Так, приказом Росархива от 11.04.2018 №42 утверждено Примерное положение об экспертной комиссии организации.
1.2. Технологии размещения и обеспечения хранения документов в архивохранилище
Архивохранилища оборудуются механическими и электромеханическими средствами транспортировки документов. К первым относятся тележки, ко вторым – лифты, электротранспортеры.
Перемещение документов в хранилище осуществляется с целью рационального использования площади. Для перемещения в хранилищах и рабочих помещениях используются тележки. Аудио, видео и графические на бумажных носителях и широкоформатные документы перемещаются только в тех средствах хранения, в которых они хранились на стеллажах.
Перемещение документов между этажами осуществляется с помощью лифтов. Документы в папках, коробках укладываются на тележку и на ней перемещаются на другой этаж.
В хранилищах большой протяженности используют электротранспортеры. На ленту укладываются документы в упаковках и перемещаются по хранилищу на необходимое расстояние.
Во время транспортирования документов за границами хранилища обеспечивается их охрана и защита от влияния вредных факторов окружающей среды – пыли, влаги, света и механических повреждений.
Перевозка документов в пределах города осуществляется в закрытых автомашинах в сопровождении сотрудника архива. Транспортирование документов на дальние расстояния осуществляется в упакованном виде в закрытых чистых средствах.
Дела длительного и постоянного хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в правилах работы архивов организаций.
Единицей хранения является один или несколько физически разделенных однородных носителей информации, которые хранятся вместе, в отдельной упаковке (сброшюрованном томе, папке, конверте, футляре).
Оперативные средства хранения документов со специальными носителями:
— рулон кинопленки или магнитной ленты – кинодокументов;
— рулон магнитной ленты, кассета, диск – для видеодокументов;
— рулон магнитной или бумажной ленты, грампластинка, валик, диск – для фонодокументов;
— магнитная лента, диск, дискета – для электронных документов.
Хранилища для архивных документов оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Приложение 1. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В хранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей.
Сегодня в архивах, где находятся дела на бумажной основе используют. передвижные мобильные стеллажи, которые предназначены для документации и книг.
Передвижные стеллажи являются оптимальным решением при большом количестве хранимой документации и нехватке площадей.
Картотечные шкафы предназначены для систематизации и удобного хранения документации в вертикальном положении в папках или без них. Внутренние размеры ящиков картотек позволяют хранить документы большего формата, чем А4, например А3, но в горизонтальном положении, часто устанавливаются необходимые шкафы с выдвижными ящиками большего размера под чертежи или другую документацию.
Настольные картотеки предназначены для учетных картотек постоянного хранения с размещением их на рабочем столе. Существуют однорядные и многорядные картотеки с крышками или без.
Необходимо отметить, что в настоящее время выявлена проблема появления многочисленных «частных архивов», которые осуществляют хранение документов на платной основе, и фирмы, которые оказывают услуги по работе с документами, начиная от хранения до их коммерческого использования. В связи с этим возникают многочисленные проблемы правового упорядочения деятельности архивных фирм, требующих принятия соответствующих поправок к существующему архивному законодательству.
Таким образом, для обеспечения условий хранения документов в архиве создана нормативная правовая база: примерное положение об архиве организации, примерное положение об экспертной комиссии организации, должностные инструкции архивариусов, номенклатура дел. Для быстрого поиска документов в архивохранилище создается автоматизированная информационная система, которая содержит поисковые данные дел и документов. Условия хранения документов в архиве обеспечиваются в соответствии с правилами работы архивов, разработанными Росархивом. Сроки хранения документов определяются по типовому и ведомственным перечням документов, с указанием сроков хранения документов. Рациональное размещение документов в архиве и обеспечение условий сохранности являются основными аспектами в процессе хранения документов.
