Анализ состояния ДОУ в организации

Документы, поступающие по электронной почте секретарь распечатывает, регистрирует в журнале входящих документов с пометкой «Эл» и передает на рассмотрение директору. Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение. Затем документы доставляются исполнителям.
Прием, первичная обработка и регистрация документов осуществляется секретарем. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»). На входящем документе проставляется регистрационный штамп.
Регистрации подлежат распорядительные документы  (приказы), служебные документы (запросы, письма и ответы).
Документы регистрируются в журнале входящей документации в день их поступления. После регистрации секретарь все без исключения документы отправляет на рассмотрение директору. В процессе рассмотрения документа директор накладывает свою резолюцию, в которой в качестве исполнителей указывает должностное лицо. Рассмотренные документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационный журнал, а подлинник документа передается на исполнение. Документ ставится на контроль, который ведется по журналам регистрации.
Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их регистрации, обработке и отправке. Отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей документации и передаются почтовой, либо электронной почтой. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, отправляются в тот же день.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — прохождению поступающих документов. Проекты приказов после подготовки передаются секретарем на подпись директору. Затем они регистрируются, а копии подписанных приказов направляются исполнителям. Передача документов между структурными подразделениями и должностными лицами осуществляется через секретаря.
В МКУ «ПС» г. Сердобска не разработана номенклатура дел. Документы систематизируются по годам, а внутри по алфавиту наименования дел.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения (приказы, входящие письма). Контроль исполнения документов осуществляет секретарь по поручению директора.
Контроль исполнения документов включает такие этапы:
постановка документов на контроль;
доведение документов до исполнителя;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Постановка документов на контроль совпадает со временем регистрации входящих или созданных документов. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения директором, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационном журнале входящих или исходящих документов в специальной графе. Контроль исполнения внутренних документов (приказов) ведется в устной форме.
В течение срока исполнения документа секретарь проводит предварительные проверки и регулирует ход исполнения в устной форме. Снятие документа с контроля осуществляет также секретарь, проставляя отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что контроль ведется в журнальной форме, что является весьма неудобным, особенно при контроле документов с длительными сроками исполнения.