Дела размещаются в закрывающихся шкафах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, соответствующей последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Пример номенлатури дел ООО «НТР» представлено в Приложении Б. Проанализировав номенклатуру дел можна сказать, что она полностю соотвествует типичной номенклатуры дел и охвативает все виды деятельности организации.
2.2 Рекомендации и предложения по роботе с документами в ООО «НТР»
В современном обществе информация является полноценным ресурсом управления, важным элементом социальной и политической жизни. Доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные технологии документирования, хранения и передачи документов, то есть переход на новые научные способы организации информации и доступа к ней, ставят перед управленцами разных уровней принципиально новые задачи.
Важной составляющей организации работы с документами является налаживание документооборота предприятия, организации, учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности предприятия.
Документооборот – это движение служебных документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, хранения.
Непременным признаком современности является выполнение значительного объема технических и логических операций по созданию и использованию документированной информации. Специалисты ООО «НТР» при использовании и анализе документированной информации встречаются с проблемами, препятствующими эффективной деятельности, а именно: низкий уровень классификации и кодирования документов, их стандартизации и унификации, нерациональные способы составления, обработки и хранения документов.
Определении недостатки организации документооборота позволяют выделить следующие основные направления (этапы) его совершенствования: организация системы и процессов управления документации; организация полного и точного документирования деятельности предприятия, внедрение унифицированных систем управленческой документации; организация рациональной работы с документами.
На этапе организации системы и процессов управления документацией предусматривается осуществление организационно-правового обоснования всех аспектов документирования и технологических процессов работы с документами. Прежде всего это структурирование и формирование штата работников предприятия в целом и службы делопроизводства в частности.
Важной задачей в сфере трудовых ресурсов является обеспечение необходимого количества работников определенного уровня и квалификации, отвечающих потребностям и стратегии предприятия. В организационной структуре ООО «НТР» должна быть четко зафиксирована подчиненность службы делопроизводства (служба управления делами, канцелярия, секретариат и т.д.) непосредственно руководителю.
Особое внимание следует уделять полноценности и результативности технического и внутреннего нормативно-методического обеспечения (инструкции (процедуры), положения, правила, регламенты и т.д.). На ООО «НТР» основным нормативно-методическим документом, основанный на использовании новых технологий, должно быть Инструкция по делопроизводству, дополняемая и сопровождаемая комплексом локальных документов, например, альбомом унифицированных форм документов, инструкции по организации работы с документами, содержащими коммерческую тайных эту , а также номенклатурой дел.
Второй этап предусматривает классификацию направлений деятельности, определение и фиксирование рабочих процессов и действий, которые составляют, а также определение информационных требований каждой деловой функции, операции и действия, которые можно удовлетворить с помощью служебных документов. Следует выбирать ту структуру и вид служебных документов, наиболее полно соответствует каждой деловой функции, операции и действия.
Внедрение унифицированной системы управленческой документации предусматривает:
– разработку инструкции (правил) с оформлению документов на ООО «НТР»;
– проведение семинаров и совещаний с руководителями структурных подразделений, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, выполняющими делопроизводственные процессы;
– обеспечение работников структурных подразделений, которые готовят и оформляют документы, экземплярами стандарта, методическими рекомендациями по его применению, унифицированными формами документов ООО «НТР»;
– изучение содержания стандарта работниками структурных подразделений и внедрения опыта его применения.
Важным этапом рационализации документооборота является определение частоты создания конкретных видов номиналов документов, группировка их на периодические и постоянные (условно постоянные) формы.
Стандартизация делопроизводства на практике способствует четкости организационно-управленческой работы и повышает эффективность выполнения управленческих решений в каждом отдельно взятом случае. И поэтому, рационализация документооборота является одним из важных критериев успешного функционирования предприятия.
Таким образом, данное исследование организации ООО «НТР» документооборота и выявления их недостатков предусматривают повышение качества документов как носителей информации, уменьшение рабочего времени, повышения эффективности труда работников на предприятиях при сборке, обработке и хранении документов, за счет реализации предлагаемых направлений рационализации документооборота.
На данном этапе работы в архиве ООО «НТР» не хватает следующих документов:
Положение о платных услугах
Книга выдачи
Проекты данних документов представлены в Приложениях В и Г.
Отметим, что книга выдачи дел из хранилища – документ, применяющийся при необходимости провести регистрацию единиц хранения, которые были выданы на руки лицам из архива организации для ознакомления.
Документ необходим для ведения учета всех выданных документов из государственного, ведомственного, а так же внутреннего архива того или иного предприятия. Посредством данной книги можно наблюдать за движением дел внутри архива и их сохранностью.
Информация, которая должна быть отображена в данном документе:
период, за который книга составляется;
дата выдачи конкретного документа из архива предприятия;
номер фонда, а так же номер описи;
регистрационные номера единиц хранения;
лицо, которому были выданы интересующие единицы хранения;
подпись лица, подтверждающее получение документов;
дата возврата единицы хранения;
подпись лица, подтверждающая возврат единицы хранения;
какие-либо примечания, касающиеся дел, выданных из архива предприятия.
В книге выдачи дел из хранилища следует отобразить итоговое количество дел, которые были выданы за отчетный год (как цифрами, так и прописью). После внесения всех необходимых данных книга требует отображение наименования должности работника, который составил итоговую запись с обязательной расшифровкой его подписи.
