Анализ и моделирование бизнес процесса «закупки» по предприятию «Транс Стрим»

Его целью является обеспечение приемлемого уровня качества продукции и услуг поставщиков, для выпуска конкурентоспособной  продукции,  в соответствии с установленными требованиями (с момента планирования потребности в закупке  до оценки поставщика). Кадровое обеспечение включает в себя методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и правила работы с ними и т. д.
Бизнес-процесс «Закупки» включает действия, в которых принимают участие сотрудники отдела закупок и других подразделений организации. Эти действия должны обеспечить реализацию стратегии и целей закупочной деятельности организации и при этом соответствовать регламенту закупочной деятельности.
Бизнес-процесс «Закупки» — это последовательность действий, которой придерживается специалист по закупкам, выполняя свою текущую деятельность.
Закупки осуществляются на основании утвержденной руководителем организации годовой программы закупок, которая формируется в соответствии с бизнес-планом.
Программа закупок представляет собой план мероприятий по проведению закупочных процедур в течение года. Она является главным плановым документом в сфере закупочной логистики и основанием для осуществления закупок независимо от способа их проведения.
При подготовке программы закупок следует учесть долгосрочные договоры, уже заключенные для исполнения в планируемом периоде, а также наличие складских запасов.
Организатор закупки товаров в ходе ее подготовки заранее определяет:
требования к закупаемой продукции, в том числе при необходимости предельную цену товаров;
требования к поставщикам и порядку подтверждения ими соответствия установленным требованиям;
требования к условиям договора, заключаемого по результатам процедуры выбора поставщика, или проект договора;
требования к составу и оформлению заявок или прайс-листов, предоставляемых потенциальными поставщиками;
порядок оценки потенциальных поставщиков по степени их предпочтительности для закупающей организации.
В целях повышения эффективности закупочной деятельности ежегодно руководство организации дела рассматривает итоги закупочной деятельности. При этом обращается внимание на такие характеристики, как:
выполнение договорных условий поставщиками (количество, качество, график поставок);
качество как закупленной продукции, так и работы поставщиков с целью учета этих оценок при планировании закупок на следующий год и возможной смены приоритетов в отношении требований к продукции (поставщикам) при проведении новых закупок;
превышение в процессе исполнения договора цены и мотивация подобных решений;
обоснованность и мотивация закупок у единственного поставщика;
структура закупок по способам их осуществления и категориям поставщиков.
Основные задачи закупок
Перечень процедур выглядит следующим образом:
1. Анализ потребностей. Процесс закупок начинается с определения потребностей в материальных ресурсах соответствующих подразделений компании. В случае изменения ассортимента выпускаемой продукции номенклатура требуемых материальных ресурсов должна быть пересмотрена.
2. Определение и оценка требований к закупаемым материальным ресурсам. После определения внутрифирменных потребителей и номенклатуры материальных ресурсов, должны быть установлены требования по весу, размерам, параметрам поставок, а также другие спецификации на каждую позицию закупаемых материальных ресурсов. Также должны быть определены требования уровню сервиса поставщика.
3. Производить или закупать. Прежде чем определять возможных поставщиков, необходимо ответить на вопрос: не выгоднее ли самой фирме производить необходимые материальные ресурсы.
4. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с определения всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на данные рынки.
5. Выбор поставщиков. Проводится сбор информации о поставщиках, создание базы данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, а также оценка результатов работы с выбранными ранее поставщиками. Для окончательного выбора поставщика используется многокритериальная оценка.
6. Осуществление закупок. Процедура закупок включает в себя оформление договорных отношений, передачу прав собственности на материальные ресурсы, оплату, организацию транспортировки материальных ресурсов.
7. Контроль поставок. Эффективность управления снабжением оценивается в результате мониторинга выполнения условий договоров по срокам, ценам, количеству, качеству и другим параметрам поставок и сервиса.
8. Подготовка бюджета закупок. Поведение соответствующих экономических расчетов для выявления точных затрат на процедуры и операции.
9. Координация и взаимосвязь функции снабжения с другими подразделениями компании, а также установление тесных связей с поставщиками, что обеспечивает включение компании в единую макрологистическую систему.