17. Оптимизация системы управления документооборотом в органах противопожарной службы

Документооборот является главным звеном в построении системы делопроизводства в организации, т.к он определяет не только движение документов по инстанциям, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документооборота являются: прохождение документа с наименьшими затратами времени; сокращение инстанций прохождения документа; приведение порядка прохождения и процесса обработки основных видов документов к единообразию[22,с.12].
Соблюдение этих правил помогает реализовать основной организационный принцип служб делопроизводства – централизованное выполнение однородных технологических операций. Основой для любого документооборота является документ.
Все документы (на бумажных носителях и электронные) должны быть согласованны путем учёта особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность движения документов в организации, операции по составлению, оформлению, приёму, передаче и направлению документов в дело. Документооборот является важной составной частью информационного обеспечения управления и делопроизводства. Четко организованный документооборот ускоряет исполнение и прохождение документов в организации.
Для реализации правильного документооборота необходимо постоянно подсчитывать объем всей документации в учреждении, исходя из этого, главной характеристикой документооборота является его объем. Объем документооборота представляет из себя количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Он является достаточно важным показателем, который используется в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, установлении структуры делопроизводства, ее штатного состава и организации поисковой системы по документам учреждения [22,с.18].
При его учете необходимо руководствоваться одним правилом: за единицу учета принимается подлинник(оригинал), то есть единственный экземпляр документа или же его копия, но, если она является единственным экземпляром. Все копии документов, которые создаются при ксерокопировании и сканировании документов, подсчитываются отдельно, но в приделах тех же документопотоков. Движение копий документов также не учитывается в учреждениях, не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, что увеличивает общее количество используемых документов в учреждении.
Результаты, полученные в ходе подсчета документооборота, обобщаются и докладываются руководителю. При анализе работы службы ДОУ сравнивают показатели объема документооборота за определенный период времени (месяц, квартал, год). Данные который получились, учитывают при определении штатной численности работников данной службы. Достаточно Важным правилом для руководителя, является найти как раз такое оптимальное соотношение между объемом обрабатываемой документации и численностью работников, которые занимаются ее обработкой. Исходя из этого, если объем документооборота будет посчитан с погрешностями, то будет невозможно точно определить численность сотрудников службы ДОУ, так как нехватка работников приведет к сбою в организации документооборота, а чрезмерная численность вызовет ненужные траты на содержание управленческого аппарата.
Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 №72 были утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Согласно пункту «1.1 Нормативов времени» они предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах ДОУ и определения трудоемкости работ, численности работников.
Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени. Затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы определяются посредством умножения двух показателей[10,с.21]:
норматива оперативного времени на выполнение данной работы (Н) в часах (устанавливается по нормативам времени);
коэффициента (К), который учитывает затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы), а также личные потребности, % оперативного времени.
Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов. Они предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем[10,с.25].
Необходим расчет явной численности, он позволяет определить трудоемкость работ, затем рассчитать явную численность работников службы ДОУ.
Итак, объем документооборота учреждения всегда подсчитывается в основном за месяц, а далее по нарастающему пути, то есть итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для того чтобы правильно посчитать объем документооборота, необходимо собрать объективные данные. Для этого система регистрации внутренних, получаемых и отправляемых документов должны быть хорошо организована.