Разработка базы данных учета готовой продукции в ОАО “Тихвинский мясокомбинат”

Дипломная работа

на тему: Разработка базы данных учета готовой продукции в ОАО «Тихвинский мясокомбинат»

Оглавление

Введение

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 История создания предприятия

1.2 Основные понятия торговли

1.3 Организация учета товародвижения на предприятии

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ

2.1 Этапы разработки модели данных

2.2 Анализ деятельности предприятия ОАО «Тихвинский мясокомбинат»

2.3 Построение информационно-логической модели данных

2.4 Построение схемы данных

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЯ

3.1 Предоставление данных для пользователя

3.2 Создание запросов

3.3 Создание и использование отчетов

3.4 Создание главной кнопочной формы

Заключение

Библиографический список

Введение

В настоящее время для успешной работы предприятия необходим правильный подход в организации документооборота и рациональное распределением своих ресурсов.

Для более эффективной работы предприятия необходимо использование современных компьютерных технологий. Компьютеризация, по возможности, должна проводиться на каждом этапе складской работы, особенно в подразделениях, занимающихся документационными операциями.

Сегодня любое предприятие имеет дело с потоками различной информации, которые нуждаются в быстрой и оперативной обработке. Количество информации зависит в основном от размера предприятия и вида деятельности, чем больше предприятие, тем больше объём и уровень сложности обрабатываемой информации. Огромную помощь здесь оказывают современные компьютерные информационные технологии; профессионально разработанная компьютерная информационная система может существенно облегчить жизнь бухгалтерии и руководителям, позволит вести оперативный учёт на предприятии быстро и точно, предоставит широкие возможности анализа, автоматизировав учётные операции; избавит от огромного количества лишней бумаги. К сожалению, многие даже достаточно крупные предприятия не используют эти возможности в своей работе, предпочитая держать десятки бухгалтеров со счётами в руках. В результате, часто из-за человеческих ошибок, это приводит к фактической потере контроля над финансовым состоянием предприятия, не позволяя руководителям принимать своевременные и правильные решения, нарушению сроков сдачи бухгалтерской отчётности и нарушению правил ведения учёта, что в свою очередь приводит к потерям от налоговых санкций.

Как известно намного проще вести учет, когда перед глазами находится полная картина происходящего. Удобнее всего отобразить товарооборот и документооборот с помощью базы данных. На данный момент существует множество программных пакетов, с помощью которых возможно разрабатывать и создавать базы данных, но наиболее распространенным является Microsoft Access. Это произошло не только из-за того, что он входит в стандартный пакет Microsoft Office, но и из-за его удобства и функциональности.

Основной целью дипломной работы является разработка базы данных для учета товародвижения и документооборота открытое акционерное общество «Тихвинский мясокомбинат» в СУБД ACCESS. Для достижения поставленной цели частными задачами являются:

Исследование основной деятельности организации ОАО «Тихвинский мясокомбинат» для определения конкретных свойств, предметной области при моделировании базы данных (т.е. выявить основные свойства и функциональные зависимости).

Анализ первичных документов, необходимых для построения базы данных.

Анализ отчетных документов, действующих на предприятии в рамках основной деятельности (приходная и расходная накладная, списание товара, список поставщиков, список клиентов).

Исследование модели учета информации о товародвижении с целью документирования итоговых параметров деятельности предприятия.

В процессе исследования решаем следующие частные задачи:

разработка базы данных учета товародвижения на предприятии;

разработка системы документов формируемых СУБД.

Для реализации поставленных задач будет использована программа Microsoft Access.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 История создания предприятия

Тихвинский мясокомбинат ведет свою историю с 1856 года. Открытое акционерное общество «Тихвинский мясокомбинат» было учреждено путем преобразования «Государственного Предприятия Тихвинский мясокомбинат» в соответствии с указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества» от 01 августа 1992 года №721, 16 декабря 1992 года (регистрационный номер 360), как акционерное общество открытого типа «Тихвинский мясокомбинат», полное наименование, которого было изменено на открытое акционерное общество «Тихвинский мясокомбинат» в связи с приведением Устава общества в соответствие с Гражданским кодексом РФ и Законом РФ «Об акционерных обществах». Зарегистрировано Решением Тихвинского территориального отделения Ленинградской областной регистрационной палаты и внесено в реестр юридических лиц под № 0031/16 от 10 июля 1995 года.

Юридический адрес: 187550 Ленинградская область, город Тихвин, улица Разъезжая, дом 2а.

Управляющий: Медников Александр Александрович – 17.08.1961 г.р.

Земля и здания: общая площадь комбината 17 574 квадратных метра. Земельный участок в июле 2005 года оформлен в аренду сроком на 49 лет. Общая площадь зданий – 4 501,4 квадратных метра из них производственные площади – 2 736,7 квадратных метра.

В период с июня 2002 г. по ноябрь 2004г. основным видом деятельности предприятия являлись услуги по переработке давальческого сырья для ОАО «Парнас-М». В условиях изменившейся рыночной ситуации, когда ассортиментная группа колбасных изделий, выпускавшихся на предприятии из-за резкого падения спроса, перестала приносить прибыль, было принято решение об остановке производства. Для возобновления производства на предприятии требуется проведение коренной реконструкции и освоение выпуска перспективных видов продукции. Сумма затрат на выполнение строительно-монтажных работ составляет 120 млн. руб. Из-за отсутствия финансовых ресурсов сроки проведения планируемых работ не определены.

Основными видами деятельности ОАО «Тихвинский мясокомбинат» стали: производство, оптовая и розничная торговля колбасными изделиями и мясными полуфабрикатами производства ОАО «Парнас-М», а также продуктами питания других поставщиков. Ассортимент продаваемых продуктов питания на сегодняшний день очень широк: продукция из мяса птицы, свежемороженая рыба, сыры, майонезы и многое другое.

В 2005 году часть свободных производственных и складских помещений сданы в аренду.

1.2 Основные понятия торговли

В процессе товародвижения от поставщика к потребителю конечным звеном является розничная торговля. Розничная торговля включает продажу товаров населению, организациям, предприятиям, учреждениям. Товары продаются в основном через предприятия розничной торговли и общественного питания.

Розничная торговля включает в себя следующие функции:

закупка товаров;

транспортировка товара;

хранение товара;

продажа товаров;

Завершающей стадией процесса товародвижения является торгово-технологический процесс в магазине.

Торгово-технологический процесс в торговле имеет большое значение. Он обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и заканчивая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс, включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др. Специфическая особенность организации деятельности в торговом предприятии состоит в том, что здесь не только осуществляется процесс движения товаров из сферы производства в сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в торговле необходима грамотная организация как торгового, так и технологического процесса.

Торговля – отрасль народного хозяйства, обеспечивающая обращение товаров, их движение из сферы производства в сферу потребления. Торговля – вид предпринимательской деятельности, связанный с куплей-продажей товаров и оказанием услуг покупателям. Торговля бывает внешняя и внутренняя (оптовая и розничная торговля).

Розничная торговля является составной частью внутренней торговли, заключительной фазой обращения предметов личного потребления, где происходит реализация товаров и услуг в обмен на денежные доходы населения.

Розничная торговля – это завершающая форма продажи товаров конечному потребителю в небольших объемах через магазины, павильоны и другие пункты сети розничной торговли. Розничные торговые предприятия реализуют товары непосредственно населению, то есть физическим лицам, применяя свои специфические способы и методы розничной продажи, окончательно завершают обращение от изготовителя продукции до потребителя.

Развитие розничной торговли нуждается в создании специальных служб по изучению и прогнозированию потребительского спроса, формированию оптимального ассортимента товаров, анализу и определению прогрессивных форм и методов розничной торговли.

Процесс торговли, то есть процесс купли-продажи товаров, является функцией торгового предприятия, которое осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета.

Главной целью торговых предприятий является получение максимальной прибыли, и товарооборот выступает как важнейшее и необходимое условие, без которого не может быть достигнута эта цель. Поскольку торговое предприятие получает определенную сумму дохода с каждого рубля реализуемых товаров, то задача максимизации прибыли вызывает необходимость постоянного увеличения объема товарооборота, как основного фактора роста доходов и прибыли, относительного снижения издержек обращения и расходов на оплату труда.

Предприятия розничной торговли классифицируют по:

товарным категориям и группам, которые преобладают в ассортименте;

по методам торговли и уровню обслуживания покупателей;

по признаку принадлежности магазина тем или иным владельцам;

по месту расположения, структуре и стратегии магазина и внемагазинной торговли.

Основными участниками коммерческой деятельности являются не только предпринимательские структуры, но и потребители. Это утверждение основано на том, что для предпринимателей важнейшим фактором при заключении сделок является доход, а для потребителей выгодой является нужный ему товар, если он в большей степени удовлетворяет его потребности. Потребитель – не пассивный покупатель, а полноправный участник коммерческой деятельности, ее регулятор. Таким образом, важнейшим субъектом деловых отношений между поставщиками товаров и розничным звеном является именно потребитель.

Поэтому комплекс задач коммерческой деятельности субъектов потребительского рынка рассматривается через удовлетворение потребностей населения. Потребитель, реализуя свои интересы, оказывает определяющее влияние на поведение предпринимателей на рынке при заключении сделок, выборе сегмента рынка, организации сбыта и продажи товаров, формировании ассортиментной и ценовой политики.

Торговое обслуживание населения предполагает наличие специально устроенных и оборудованных торговых точек, приспособленных для наилучшего обслуживания покупателей, подбора и формирования торгового ассортимента и возможности его оперативного изменения в соответствии с изменившимся спросом населения, постоянного изучения и учета потребительских запросов покупателей, умения предложить и продать товар каждому конкретному человеку.

Торговая сеть обеспечивает возможность быстро, удобно, с минимальной затратой сил и временем приобретать нужные товары и услуги в условиях свободного выбора и широкого ассортимента, недалеко от места работы и жилья в удобном и нужном количестве.

Правильная организация коммерческой работы в рамках розничной торговли способствует росту товарооборота, достаточно полному удовлетворению совокупного спроса населения и получению коммерческого успеха.

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. В сфере розничной торговли заканчивается процесс обращения товаров, и они переходят в сферу личного потребления.

Все предприятия, осуществляя хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, товаров, работ или услуг.

У предприятий возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для размещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Предприятия оптовой торговли реализуют товар юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, приобретающим товар для последующей перепродажи, а также организациям, закупающим товар (сырье, комплектующие) для производства иной продукции, то есть товар передается для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным (семейным, домашним и т. д.) использованием. Отношения продавца покупателя товара в данном случае чаще всего оформляются договорами поставки.

1.3 Организация учета товародвижения на предприятии

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.

Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров в организацию розничной торговли и их выбытие. В организации розничной торговли товары поступают главным образом от поставщиков и оформляются товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров (накладной, товарно-транспортной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Вначале организация должна определить потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. Генеральный

директор должен рассмотреть предложение поставщика, выяснить для себя выгодно ли ему будет заказывать у него продукцию по цене, по проценту возврата товара, по доставке (транспортировке). Если организация соглашается сотрудничать с этой фирмой – поставщиком, то между двумя организациями подписывается договор (приложение №1).

Далее товаровед выбирает из предложенного прайса товары, которые будет закупать организация и определяет их количество.

Поставки товаров от поставщиков на склад (базу) происходит по безналичному расчёту. Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры (приложение №2), товарно-транспортные накладные (приложение №3). Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок.

Счета-фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счете-фактуре указываются:

порядковый номер счет – фактуры;

наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

наименование получателя товаров;

стоимость (цена) товаров;

сумма налога на добавленную стоимость;

дата предоставления счет – фактуры;

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Если с поставщиком обговорены условия возврата товара или бракованной продукции, то составляется расходная накладная (приложение 4), в которой указывается дата выписки, номер накладной, кому, от кого, наименование товара, количество, цена, сумма, ниже указывается итоговая сумма по документу.

На полученные заказы из торговых точек на склад (базу) оформляются документы для доставки товаров.

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

При закупке товара или его приемке руководителям предприятий розничной торговли необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Подводя итоги первой главы, можно сказать, что торговое предприятие ОАО «Тихвинский мясокомбинат» закупает сырье у поставщиков, перерабатывает его и производит мясную продукцию с последующей реализацией в соответствия с сертификатами качества и другими нормативными документами. Предприятие зарекомендовало себя как надежный партнер и стабильно работающее в финансовом отношении.

В результате проведенного анализа выявили основные свойства учета товародвижения на предприятии.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ

2.1 Этапы разработки модели данных

Современные компьютеры могут хранить самую разнообразную информацию: записи, документы, графику, звуко- и видеозаписи, научные и другие данные в разнообразных форматах. Совокупность сведений о каких-либо объектах, процессах, событиях или явлениях, организованная таким образом, чтобы можно было легко представить любую часть совокупности, называют базой данных (БД). Задачи хранения, получения, анализа, визуализации данных принято называть управлением данных, а программы для решения подобных задач – системами управления базами данных (СУБД). Таблицы в базе данных определенным образом связаны между собой, благодаря чему их называют реляционными базами данных (от англ. relation – отношение, родство). Такая база данных состоит из взаимосвязанных реляционных таблиц.

Работа с базой данных делится на три этапа:

Проектирование.

Программная эксплуатация.

Эксплуатация.

На этапе проектирования закладываются основы будущей базы данных, должна быть определена логическая структура базы данных для выбранной предметной области. Проект логической структуры базы данных устанавливает состав реляционных таблиц, их структуру и логические связи между таблицами. При формировании структуры каждой таблицы определяется совокупность полей (столбцов), для каждого из которых даются описание типа, размера данных и других свойств. Кроме того, должен быть указан уникальный ключ таблицы, который может состоять из одного или нескольких полей.

Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь будет разработана база данных. Для этого необходимо проделать следующую работу:

*собирается информация о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучаются задачи автоматизации, определяются объекты системы и связи между ними;

*для каждого объекта выявляются свойства и характеристики, по

которым создаются поля, составляющие исходные таблицы;

*для каждого объекта назначаются первичные ключи (поля) и

проводится нормализация (разбиение) исходных таблиц, устанавливаются связи. Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

составить структуры таблиц и ввести их в компьютер;

разработать запросы для отбора данных, отчеты для печати, при необходимости создать макросы и экранные формы работы с данными;

*спланировать порядок ведения и поддержание базы данных в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в базу данных реальной информации, после чего происходит ее использование.

В целом, разработка базы данных включает следующие этапы:

Определение цели создания базы данных.

Принятие решения о том, какие исходные данные (таблицы) он будет содержать.

Определение наборов полей, включаемых в таблицы, а также полей, значения которых являются уникальными.

Проектирование связей между таблицами и анализ полученной структуры.

Создание таблиц и определение связей между ними.

Создание форм, отчетов и запросов, необходимых для получения и обработки информации, хранящейся в базе данных.

В предложенной дипломной работе рассматривается учет движения товаров от поставщиков до торговых точек организаций.

Рассмотрим этапы создания базы данных на примере фирмы ОАО «Тихвинский мясокомбинат», которое закупает мясную продукцию, перерабатывает ее и затем распределяет по своим торговым точкам и на отпуск другим юридическим и физическим лицам в СУБД ACCESS, которая должна будет автоматизировать работу движения товаров от поставщиков до торговых точек организаций.

2.2. Анализ деятельности предприятия ОАО «Тихвинский

мясокомбинат».

База данных должна адекватно отражать предметную область, которая должна охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач. Следует заметить, что чаще всего базы данных создаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.

Определение состава и структуры данных, которые должны быть загружены в базу данных, осуществляется на основе анализа предметной области. Это означает, что должны выполняться следующие условия:

*состояние базы данных в каждый момент времени должно

соответствовать состоянию предметной области;

*изменение состояния предметной области должно приводить к

соответствующему изменению состояния базы данных;

*ограничения предметной области, отраженные в модели предметной области, должны некоторым образом отражаться и учитываться базе данных.

Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.

Определив назначение базы данных, нужно сформировать перечень необходимых данных. В предыдущей главе мы рассмотрели деятельность организации ОАО «Тихвинский мясокомбинат», в результате были выделены следующие свойства деятельности предприятия, которые подлежат отображению в логической модели (Таблица 1).

Таблица 1. Свойства деятельности предприятия.

В предложенной дипломной работе рассматривается учет движения товаров от поставщиков до торговых точек организации. По мере этого сформировался перечень необходимых данных, указанных в таблице 1. Можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о товарах: код товара, его название, принадлежность к товарной группе. Для каждого типа сведений следует создать отдельные таблицы.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы.

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки:

включайте каждое поле только в одну таблицу;

не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и

те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

Основные задачи учета товаров и их реализации состоят в том, чтобы обеспечить контроль за состоянием товарных запасов и их сохранностью на складах.

2.3 Построение информационно-логической модели данных

Информационно-логическая модель (ИЛМ) отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов (ИО) и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных. Каждый информационный объект в модели данных должен иметь уникальное имя. Информационный объект — это информационное описание некоторой сущности предметной области; реального объекта, процесса, явления или события. Информационный объект является совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики сущности. Примерами сущностей являются: товар, поставщик, содержимое документов, документы, товарные группы товаров и т.п.

Логическое проектирование заключается в определении числа и структуры таблиц, формировании запросов к базе данных, определении типов отчетных документов, разработке алгоритмов обработки информации, создании форм для ввода и редактирования данных в базе и решении ряда других задач. При проектировании структур необходимы: сбор информации об объектах решаемой задачи в рамках одной таблицы (одного отношения) и последующая декомпозиция её на несколько взаимосвязанных таблиц, на основе процедуры нормализации отношений. Ранее были выявлены свойства (таблица 1), которые подлежат отображению в логической модели. На данном этапе, необходимо выявить таблицы, которые будут составлять ядро базы данных.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Там хранятся вводимые нами данные. Таблицы – это основные объекты

любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя. Далее надо решить, данные, какого типа будут содержать в каждом поле. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

2.4 Построение схемы данных

Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа. При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах. Между двумя таблицами может быть задано только одно отношение, тип которого можно изменить. Есть несколько типов связей между таблицами. Более всего распространены связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами строится на основе общего поля, и в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно быть ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Построение схемы данных состоит в добавлении в неё таблиц и установлении связей между таблицами. Добавление таблиц в схему данных обычно производится с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

В случае совпадения имён и типов полей у нескольких таблиц схемы данных и добавления в схему всех нужных таблиц, Access образует связи автоматически. Если образованные связи не устраивают пользователя, то их можно изменить или удалить. На схеме базы данных связь представляется в виде линии, соединяющей две таблицы. При работе со связанными таблицами необходимо настроить режим обеспечения целостности данных. Следует установить флажок Обеспечение целостности данных .

Связь между данными в таблице устанавливается при помощи флажка в окне Обеспечение целостности данных. Установленный флажок Каскадное обновление связанных полей означает, что при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются соответствующие значения поля в связанных полях. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице будут удалены все связанные записи в подчиненной таблице.

Таким образом, придерживаясь всех правил, объединив данные, получили следующую схему данных:

Рис.1. Схема данных.

Для базы данных была построена схема данных, которая состоит из 6 таблиц, и была установлена связь между таблицами “один – ко -многим”. Также для связывания данных в одной таблице было установлено рекурсивное соединение. Рекурсивное соединение – соединение таблицы с

самой собой, используется в ситуациях, когда таблица содержит записи, содержащие ссылки на другие записи этой же таблицы.

Делая вывод по данной главе, заметим, что были созданы все необходимые таблицы с конкретными данными, которые составляют ядро базы данных, то есть все свойства деятельности предприятия отображены в логической модели, установили связь между таблицами.

Следующим этапом в предложенной дипломной работе является разработка интерфейса приложения, т.е. создание СУБД учета товародвижения на предприятии ОАО «Тихвинский мясокомбинат».

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЯ

3.1 Предоставление данных для пользователя

При разработке базы данных обычно выделяется несколько уровней моделирования, при помощи которых происходит переход от предметной области к конкретной реализации базы данных средствами конкретной СУБД. Можно выделить следующие уровни:

*сама предметная область – это часть реального мира, данные о которой

мы хотим отразить в базе данных;

модель предметной области – это наши знания о предметной области;

логическая модель данных – она описывает понятия предметной

области, их взаимосвязь, а также ограничения на данные, налагаемые предметной областью;

*физическая модель данных описывает данные средствами конкретной

СУБД;

*собственно база данных и приложения.

Как результат предыдущих этапов появляется собственно сама база данных. База данных реализована на конкретной программно-аппаратной основе, и выбор этой основы позволяет существенно повысить скорость работы с базой данных. В нашем случае в качестве этой программно-аппаратной основой служит Microsoft Access.

При создании базы данных и предоставлении данных для пользователей, безусловно, необходимо учитывать интересы тех, кто в последующем будет с ней работать.

Работа с данными непосредственно в режиме таблицы не всегда удобна. Для того чтобы сделать более удобным выполнение часто повторяющихся задач принято использовать графический интерфейс доступа – диалоговые окна с различными дополнительными элементами,

которые служат для организации удобного интерфейса пользователя при работе с данными, а также для ввода, редактирования и поиска информации. В MS Access такие окна называются формами. Формы позволяют получить доступ к данным сразу в нескольких связанных таблицах. При этом в них используются такие элементы управления, как текстовые поля, кнопки, списки, переключатели и др.

Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые значения, устанавливать ограничения на доступ к информации, выводить необходимые сообщения.

Была создана форма для составления заказов поставщикам «ЗаказТовара» с подчиненной формой «ПодчЗаказ», которая будет отображать заказанные товары, цена, количество, сумма по каждому товару в данном документе – заказе (рис.2).

Рис.2. Форма «ЗаказТовара»

После заказа товара происходит его поставка и это отражает следующая форма:

Рис.3. Форма «ПриходТовара»

Следующая форма, которая тоже важна – форма отправки товара по магазинам:

Рис.4. Форма «РасходТовара»

Следующая форма создана для списания товара по некоторым причинам:

Рис.5. Форма «СписаниеТовара»

Все эти формы имеют свои подчиненные формы. Каждая форма имеет кнопки вывода на печать как все отчеты так и текущее действие с товаром, кнопку закрытия данной формы и перехода в главную форму, имеет специальное поле, где выводится сумма по текущему документу.

Все они представлены в приложении.

3.2 Создание запросов

Запрос – это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы выбирают из базы данных информации, которая в данный момент интересует пользователя. Результат такого запроса представляет собой новую таблицу, в которой содержится только нужная информация.

Запросы могут выполнять следующие операции:

Выбирать данные из таблиц;

Группировать записи и получать итоговые значения полей по группам;

Получать данные из нескольких таблиц одновременно.

Существует несколько видов запросов. Основным является запрос на выборку. Отбирать информацию можно не только из таблиц, но и вновь из созданных запросов. Результаты можно использовать как справку, тогда запрос не запоминается. Если же отобранные данные понадобятся для дальнейшей работы, они будут сохранены в новых таблицах. Этот способ используют в базах данных для разделения работы между сотрудниками. Все остальные запросы начинаются с выборки данных.

Запросы связаны с основными таблицами: если данные вносятся в таблицы, то они автоматически отражаются в запросах, и, наоборот, при внесении данных в запросы они перейдут в одноименные таблицы.

На примере рассмотрим построение запроса на выборку. Заранее надо решить, какую информацию мы хотим увидеть в результате выполнения запроса. Запрос заказы был создан для формы ЗаказТовара. Запрос был создан в режиме конструктора. Верхняя его половина напоминает схему данных, с той лишь разницей, что в ней отражены не все таблицы, а только те, которые мы выбрали для составления запроса – в данном случае две таблицы. В нижней половине конструктора запросов нужно задать сначала имя таблицы (вторая строка), потом имя поля (первая строка). Можно и просто перетащить нужные поля из верхней половины конструктора в нужную ячейку. Ниже при необходимости записываются условия отбора. Так как в таблице Документы не содержится названий документов, то условием отбора является Код, который записан в поле КодДокумента. Сформированный в окне конструктора запрос показан на рис.5.

Рис.5. ЗапросЗаказТовара в режиме конструктора.

В режиме таблице запрос на выборку Заказы выглядит следующим образом:

Рис.6. ЗапросЗаказТовара

Рассмотрим простой запрос Клиенты с использованием выражений. Любой критерий отбора записей в запросе на выборку, например условие на значение является выражением. В частности, запросы используются при создании вычисляемых полей, то есть дополнительных столбцов запроса, в которые выводятся результаты вычисления по какой-либо формуле, а не данные из столбца таблицы. Для создания сложных выражений нужно знать некоторые правила. Так, выражение может содержать константы, идентификаторы, функции и операторы.

Константы содержат неизменные значения, которые, как правило, задаются при вводе данных. Например, любой код (идентификатор записи, например, КодДокумента) является константой. Константы широко используются для сравнения значений при выборке. Существуют также именованные константы: True, False, Yes, No, Null.

Использование констант уже не требует пояснений. Отметим только, что в Microsoft Access различаются два типа пустых значений: значения Null и пустая строка. Значение Null можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. Поля первичного ключа не могут содержать значения Null. Пустая строка – это строковое значение, не содержащее символов. Она используется в том случае, когда значение поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела “”. В некоторых случаях пустое значение указывает на то, что могут существовать данные, которые пока неизвестны (Рис.7).

Рис.7. ЗапросСотрудникиТелефон в режиме конструктора.

Для проверки, является значение столбца Телефон значение Null, SQL предоставляет специальный оператор сравнения – Is Null, при котором результатом будут все записи, в которых нет номера телефона.

Т.е., в таблице будет происходить выборка тех клиентов, у которых отсутствует запись о номере телефона (рис.8).

Рис.8. ЗапросСотрудникиТелефон

Таким же образом строятся и все остальные запросы.

3.3 Создание и использование отчетов

Любая работа заключается отчетом или каким-либо другим печатным документом. Отчет – это общее название результирующих документов. К ним относятся накладные, счета, приказы, справки и т.д.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с методом создания форм: определяется источник данных для отчета, поля источника данных перетаскиваются в отчет, имеется возможность определить подотчет, то есть подчиненный отчет, и т.д. отчет, так же как форма, может состоять из заголовка и примечания. Эти части выводятся только на первой и последней страницах многостраничного документа. В отличие от форм в отчетах есть верхний и нижний колонтитулы, которые выводятся на каждой странице многостраничного документа. Основная часть отчета область данных.

В Microsoft Access первоначально создается макет отчета, по которому осуществляется вывод данных в виде печатного документа. Организация макета позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисление итоговых данных.

При обработке информации из нескольких таблиц, составление отчета лучше всего начать с базового запроса. Разработаем запросы «ПриходТовара» и «ПодчПриход» для отчетов.

Рис.9. ЗапросПриходТовара.

Рис.10. Запрос ПодчПриход.

Теперь можно приступать к созданию отчета Накладная на базе построенного запроса. Прежде всего, отметим, что для удобного просмотра и анализа большого количества записей разных таблиц, содержащихся в многотабличных отчетах, данные следует сортировать и объединять в группы.

Рис.11. Накладная на приход товара в режиме конструктора.

По такому же принципу создаются и остальные накладные на РасходТовара, ЗаказТовара, СписаниеТовара.

3.4 Создание главной кнопочной формы

Главная форма используется для организации эффективной работы, в ней все необходимые компоненты объединены в систему. Все предыдущие объекты служили для создания базы данных, а главная форма создается для пользователя, который будет применять базу данных в своей работе, и ему неинтересны промежуточные построения – для него главными будут удобства ввода и поиска информации. Для этого необходимо обеспечить удобный графический интерфейс (вид экрана), чтобы можно было решать задачи, не тратя силы на поиск объектов – таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов.

Для объединения объектов в одном диалоговом окне можно создать так называемую кнопочную форму, которая представляет собой панель управления и содержит кнопки, обеспечивающие вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов – отчетов, форм, макросов. Тогда главная форма будет иметь несколько страниц, уровней. В этом случае появятся дополнительные кнопки, предназначенные для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней или выхода из Access. Пользователь, нажимая на кнопку на панели управления, инициирует событие нажатие кнопки, к которому могут привязываться действия для открытия других кнопочных форм или конкретные действия обработки данных.

Вызов главной кнопочной формы при открытии базы данных позволяет сразу начать работу.

Для более эффективной работы предприятия были сгруппированы объекты приложения по функциональному назначению. Этим была обеспечена удобная работа с приложением объектов. Создана следующая главная кнопочная форма:

Рис.12. Главная кнопочная форма

Менеджер (товаровед) приступает к работе на кнопочной форме. Здесь он получает доступ к интересующим его объектам: формам и отчётам.

Данная кнопочная форма осуществляет переход к:

форме работы с документами (рис.13), где можно осуществить переход на следующие формы:

вид документа;

товарные группы;

наименование товара;

приходные накладные;

расходные накладные;

накладные списания;

накладные заказов.

Рис. 13. Форма работы с документами.

Форме получения информации о:

поставщиках;

получателях;

сотрудниках;

предприятии.

Рис. 14. Форма для получения и добавления информации

При открытии тех или иных форм можно добавлять, изменять и удалять информацию, хранящуюся в СУБД. После любого изменения можно посмотреть сделанные изменения и если нужно, то и распечатать. Все формы имеют одноименные отчеты, которые при необходимости можно распечатать, также при работе с формами можно распечатать только что заполненную текущую форму, например при составлении заказа, списании товара и т.д. Так же имеются кнопки перехода на главную форму или выхода из программы. Делая вывод по этой главе, можно сказать, что одним из важнейших факторов (в условиях рынка), позволяющих обеспечить получение максимальной прибыли, является оперативное управление, учёт, контроль и обеспечение максимальной реализации продукции. Это возможно в том случае, когда каждый сотрудник современного предприятия обеспечен возможностью быстрого доступа к требуемой информации. Для этого и предназначены информационные системы.

предприятие торговля данные база документооборот

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

В результате проведения исследовательской работы были решены следующие задачи:

проанализирована деятельность предприятия ОАО «Тихвинский мясокомбинат»;

создана база данных, позволяющая моделировать функции хранения, доступа к данным с целью отображения ввода, обработки;

разработаны приложения, позволяющие эксплуатировать и сопровождать печать необходимых документов.

Разработанная СУБД позволяет осуществлять следующие задачи:

хранение большого количества информации;

своевременное и правильное оформление документов и контроль над каждой операцией поступления товаров от поставщиков, операцией отпуска, отгрузки товара;

печать необходимой документации.

Таким образом, поставленные на начальном этапе задачи оказались решёнными, а цели достигнутыми. Но, несмотря на все это система, конечно же, имеет ряд недостатков. Она является узкоспециализированной, так как позволяет вести только учет товародвижения товара от поставщиков до точек реализации готовой продукции. Но в дальнейшем при доработке СУБД есть возможность учета оплаты поставок, составление более полных отчетов на предприятии.

Библиографический список

1. Бакаревич Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access 2002. — СПб.: БХВ — Петербург. 2004. — 720с.

2. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. — СПб.: Питер. 2001. –1040с.

3. Голицына О.Л. Базы данных. — М.: Форум. 2005. — 351с.

4. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. — М.: Финансы и статистика. 2005. — 591с.

5. Карпов Б. Microsoft Access 2000: справочник. — СПб.: Питер. 2001. — 416с.

6. Кауфельд Дж. Access 2002 для “чайников”. — М.: “Вильяме”. 2004. — 304с.

7. Прак К.Н. Интенсивный курс программирования в Access 2003 за выходные. — М.: “Вильяме”. 2004. — 480с.

8. Робинсон С Microsoft Access 2000: учебный курс. — СПб.: Питер. 2000. — 1307с.

9. Симонович СВ. Специальная информатика — М.: АСТ-ПРЕСС. 1999. — 480с.

10. Советов Б.Я. Базы данных: теория и практика. — М.: Высшая школа. 2005. –463с.

11. Ульман Дж. Введение в системы баз данных. — СПб.: Лори. 2000. — 384с.

12. Фатхудинов Р.А. Стратегический менеджмент. — М.: ЗАО Бизнес-школа. 1997. –302с.

13. Харкинз С. Моя первая книга по Microsoft Office Access 2003. — СПб.: ЭКСМО. 2005. –320с.

14. Хомоненко А.Д. Базы данных. — С-Пб.: Корона принт. 2004. –736с.

15. Шевченко И.А. Access 2003 Искусство создания базы данных. — М.:2005. –151с.

16. Сеннов A. Access 2003. Практическая разработка баз данных: учебный курс. — СПб.:2006. — 255с.

17. Кузнецов A. Microsoft Access 2003: учебный курс. — СПб.: 2006. –363с.

18. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. – СПб.: Питер, 2005. – 859с.