Классификация архивных документов в Московском городском суде

Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности судов, находящейся в архивных фондах, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами, а с информацией о деятельности конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации и мировых судей — также в порядке, установленном законодательством субъектов Российской Федерации, и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-Ф3 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» устанавливает, в частности, статус органов местного самоуправления, которые участвуют в управлении архивным делом в Российской Федерации.
Законы субъектов Российской Федерации. Например, Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об архивном фонде г. Москвы и архивах» регулирует отношения по формированию, организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда г. Москвы и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также по управлению архивным делом в г. Москве.
В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов, действуют нормы Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Однако приоритет юридической силы этого закона не распространяется в отношении других правовых актов в иных сферах.
Отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах регулируются и подзаконными нормативными правовыми актами. В числе этих актов необходимо назвать, прежде всего, Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Министерство культуры Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела, контролирующим деятельность подведомственного ему Федерального архивного агентства. Федеральное архивное агентство, в свою очередь, обеспечивает взаимодействие с Судебным департаментом при Верховном Суде РФ по согласованию вопросов ведения архивного дела в судах.
В указанном приказе Министерства культуры РФ определяется: организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов; порядок учета документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации; процесс комплектования архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами; организация использования архивного фонда РФ и других архивных документов; процедурные вопросы передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив и при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в сфере организации хранения документов на электронных носителях:
содержат нормы по обеспечению работы с электронными документами, включая установление формата архивного хранения текстовых электронных документов (PDF-A), в котором электронные текстовые документы должны передаваться в архив организаций;
определяют единицы хранения электронных документов — электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов и правила присвоения архивных шифров электронным документам;
устанавливают формы учета и составления описей, фондов пользования электронных документов; порядок хранения электронных документов регламентируют параметры контроля над организацией хранения носителей цифровой информации и состоянием электронных документов и т. д.
При осуществлении архивного дела в судах учитываются Национальные стандарты Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела, которые являются образцом в организации работы. Наиболее востребованными являются следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) «Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
В соответствии с ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» (ст. 6): Судебный департамент организует делопроизводство и работу архивов судов, а также разрабатывает по вопросам своего ведения проекты нормативных правовых актов (табл. 1).